No te desgastes. Mejor aplícate con el control de gastos en tu negocio

“Si se puede medir, puede controlarse; si se puede controlar, puede mejorarse” es un simple razonamiento que fácilmente puedes aplicar en el control de gastos de tu empresa, echando mano del sistema ERP, una herramienta de gestión a tu alcance.

 

Estamos a punto de cerrar la empresa porque lo gastos superan por mucho a nuestros ingresos.

No sé bien como se gasta el dinero en mi compañía y sospecho que hay fugas, pero ni idea de cómo evitarlo, para mejorar las finanzas.

Desconozco qué tipo de gastos hacemos exactamente en la empresa y, por tanto, no identifico los desembolsos que pudiéramos eliminar por innecesarios.

Para la sobrevivencia del negocio, nos urge reducir costos, pero ni idea de qué gastos recortar.

Encontré en un cajón varias facturas de gastos que no metimos como deducibles en la declaración fiscal de la empresa.

Al parecer, el gasto en viáticos es una vía de fuga de efectivo en mi compañía.

Como que no tengo claro cuáles gastos son imprescindibles y cuáles no para la operación de mi negocio.

Me dicen que en mi empresa hay mucho despilfarro de gastos, pero no identifico en qué áreas exactamente.

 

 

Seguramente, has vivido algunas de estas situaciones en tu empresa o has sido testigo de las mismas en el negocio de enfrente. En cualquiera de los casos se trata de problemas de control de gastos.

En el ámbito empresarial, un gasto es cualquier salida de dinero o erogación para el adecuado desarrollo y operación de una empresa. Ahí entran desde el salario de los empleados, hasta la compra de materia prima e insumos, pasando por la papelería de oficina y la inversión en marketing.

Así pues, el control gastos es una estrategia financiera para identificar, dar seguimiento y reducir costos o erogaciones efectuadas por una empresa para hacer más (producir, vender, prestar servicios) con menos, al evitar desembolsos innecesarios y así obtener mayores ganancias.

Como actividad empresarial, el control de gastos ha evolucionado notablemente. Inició con el registro manual en libros contables, lo cual lleva demasiado tiempo e implica considerables márgenes de error. Sin embargo, es una solución suficiente para pequeños negocios, sin mayores pretensiones de crecimiento.

Su desarrollo continuó con la semi automatización que proporcionaban, primero, la hoja de cálculo (fundamentalmente Excel de Microsoft, incluyendo su versión avanzada: Macros) y, luego, los softwares o aplicaciones (apps) genéricos contables o administrativos. El inconveniente de ambas herramientas es que presentan limitaciones en términos de funcionalidades e integración, sobre todo para empresas en crecimiento.

Hoy en día, el control de gastos es un proceso administrativo totalmente automatizado e integrado con otros procesos en la NUBE, gracias al sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), que puede adaptarse a cualquier tipo y tamaño de negocio.

 

 

Beneficios y ventajas del control de gastos

El control de gastos en una buena práctica que sólo te traerá, en general, beneficios tangibles (dinero) e intangibles (tranquilidad, seguridad, certidumbre), y en particular, las siguientes ventajas:

  • Valorar los resultados obtenidos por tu empresa, comparándolos con los resultados esperados, para en el caso de que estos últimos no sean favorables, identificar las causas y corregirlas, y así tomar las decisiones pertinentes para alcanzar dichos resultados.
  • Detectar las fugas de dinero y establecer los mecanismos o medidas para impedirlas.
  • Identificar gastos innecesarios y recortarlos.
  • Minimizar gastos y maximizar beneficios.
  • Saber en qué se gasta el dinero y así evitar gastos superfluos o innecesarios.
  • Hacer disciplinadamente un análisis mensual de ingresos y egresos, para eficientar su gestión.
  • Tener una visión panorámica de las finanzas de tu empresa: qué ocurre en caja, qué entra y qué sale, para así optimizar el flujo de efectivo y la liquidez de tu negocio.
  • Obtener la información necesaria y exacta para elaborar el presupuesto de gastos de tu empresa.
  • Tener los datos de cuánto se gasta y en qué, para estar en posición de renegociar precios con tus proveedores, con el fin de ahorrar.
  • Evitar incurrir en gastos repetitivos y habitualmente prescindibles.
  • Observar con exactitud cuáles son los gastos recurrentes, a fin de no sobrepasarlos.

 

Tipos de gastos

Para controlar algo es necesario identificarlo y conocerlo plenamente. Por ello, a continuación, te presentamos los distintos tipos de gastos:

Gastos fijos. Son constantes, es decir, no cambian, aunque aumente o disminuya el volumen de la actividad productiva, comercial o de servicios de la empresa: pago de impuestos establecidos, renta, transporte, mantenimiento, licencias de software, préstamos e hipotecas; así como, la contratación de servicios externos: despachos contables o legales, asesorías y consultorías, agencias de marketing, publicidad y diseño web, entre otros.

Gastos variables. Como su nombre lo indica, varían o fluctúan de acuerdo con el volumen de la actividad productiva, comercial o de servicios de la empresa. Son los pagos de sueldos y prestaciones; insumos, materias primas y embalaje o empaquetado; contrataciones eventuales de mano de obra y colaboraciones externas, así como comisiones, consumo de energía e impuestos específicos, por mencionar algunos de los más importantes.

Gastos mixtos. Están conformados por una parte fija y otra variable. Por ejemplo, un trabajador que percibe un sueldo y, además, comisiones.

Gastos directos. Se vinculan específicamente con la producción de un determinado bien o la prestación de un servicio en concreto, como por ejemplo la materia prima e insumos para la fabricación de un modelo de jeans para dama.

Gastos indirectos. Tienen que ver con todo el proceso de producción de un bien o de la prestación de un servicio, como por ejemplo el marketing y la publicidad.

Gastos imprevistos. Deben hacerse, sí o sí, ante una eventualidad, como la descompostura o robo de maquinaria y equipo o los efectos de una catástrofe (incendio, inundación, terremoto, huracán, etc.).

Gastos marginales. Tienen que hacerse cuando se produce más y, por tanto, se requiere comprar una mayor cantidad de materia prima, o bien adquirir o rentar maquinaria adicional.

 

Clasificación de gastos

Ahora bien, según su procedencia, los gastos pueden clasificarse de la siguiente manera:

Gastos administrativos. Son aquellos dedicados a la gestión de la empresa, como el pago de nómina, renta de oficinas, equipo informático, papelería servicios (agua, energía eléctrica, internet, etc.) y un sistema ERP en la NUBE, entre otros.

Gastos de producción. Se trata de aquellos destinados a la fabricación de un producto, como la compra de maquinaria, suministros, materia prima e insumos, así como al pago de mantenimiento y reparaciones.

Gastos financieros. Son aquellos de carácter eminentemente económico, como pago de financiamiento, crédito, intereses, comisiones bancarias e impuestos, básicamente.

Gastos en ventas. Se trata de aquellos que contribuyen a la comercialización de productos o servicios de la empresa, como son el marketing y la publicidad, a través de los medios de comunicación y las redes sociales, así como la instalación de puntos de venta.

Gastos de distribución. Son aquellos utilizados para hacer llegar los productos o servicios a los consumidores: transporte, almacenaje, mensajería, paquetería y logística, entre otros.

 

Recomendaciones para el control de gastos de tu negocio

Una vez identificados y organizados los diferentes tipos de gastos en tu empresa o negocio, ahora sí, viene el know-how, es decir, el saber cómo puedes tenerlos bajo control. Toma nota, por favor:

  • Identifica, registra y dale seguimiento diariamente a todas las operaciones de compras (suministros, materia prima, insumos), pagos (nómina, servicios, impuestos, intereses por créditos), costos de producción y demás erogaciones. Es indispensable que consignes fecha, cantidad y concepto de todos los egresos de tu empresa. Así sabrás con exactitud cuánto se ha pagado y cuánto está pendiente de pagarse.
  • Analiza tus ingresos y egresos durante un periodo, por ejemplo, un mes. De esta manera, podrás saber cuánto dinero hay en tu empresa, qué facturas están pendientes de pagar y cuáles de cobrar.
  • Vincula cada gasto con su origen (trazabilidad), lo cual consiste en atribuir cada gasto a una operación específica del negocio (ventas, marketing, contabilidad), o bien a un determinado departamento, área o empleado.
  • Elabora un presupuesto, analizando los registros pasados de gastos, a fin de anticipar los egresos de los próximos meses, e incluso, años.
  • Checa constantemente que tus gastos se apeguen al presupuesto, a fin de detectar a tiempo cualquier desviación del mismo y tomar las medidas correctivas para ceñirse a él y no gastar más de lo previsto. Al término del año, compara tu previsión con la realidad, para hacer los ajustes necesarios en el presupuesto del siguiente año y su cumplimiento.
  • Con el mismo propósito del punto anterior, implementa el seguimiento y registro de gastos o tracking. Para hacerlo en tiempo real auxíliate de sistemas de gestión como el ERP.
  • Fija indicadores o métricas de desempeño en función del gasto por empleado, equipo de trabajo, área de producción y la empresa en su conjunto.
  • Establece alianzas con proveedores y contratistas, pues a partir de una buena relación con ellos, podrías conseguir las mejores condiciones y montos de pago en la eventual renegociación de contratos, a fin de mantener en control los gastos.
  • Considera el control de inventarios dentro de tu estrategia de control de gastos, para no comprar de más ni de menos de lo que requieres para el funcionamiento de tu empresa o negocio. De esta manera, por un lado, evitarás pérdidas, obsolescencia, caducidad y robo hormiga, y por otro, no correrás el riesgo de paralizar tus operaciones.
  • Deshazte inmediatamente de los gastos innecesarios o superfluos que detectes.
  • Procura sustituir aquello que sea demasiado costoso por algo que lo sea menos, aunque sin mermar la calidad de tu producto o servicio.
  • Implementa un sistema de monedero electrónico para el control de gastos en viáticos, que suelen ser dudosos y prestarse a las malas prácticas.
  • Procura aprender de los errores cometidos durante el proceso de gestión de gasto, para no incurrir más en ellos.

 

Automatiza tu gestión de gastos con el sistema ERP

Por su importancia hoy en día, te presentamos aparte esta recomendación para eficientar el control de gastos en tu negocio. Como ya planteamos anteriormente, el sistema ERP es un software en la NUBE que la tecnología pone en tus manos para facilitar, optimizar e imprimirle velocidad a cada una de las tareas enfocadas en la gestión de gastos. Gracias a esta herramienta, en tiempo real y sin importar la hora ni la distancia, puedes, desde cualquier dispositivo conectado a internet:

  • Ahorrar tiempo, dinero y recursos en el control de gastos.
  • Realizar un seguimiento continuo (24/7) del presupuesto de gastos de tu empresa y crear informes detallados y actualizados, con datos fidedignos, a fin de ajustar dicha previsión.
  • Convertir los datos de los gastos en información presentada en estadísticas o gráficas para analizar y tomar decisiones.
  • Analizar la información para determinar, por ejemplo, si tu organización está incurriendo en gastos innecesarios o superfluos, si es posible abaratar costes, y cuándo y bajo qué circunstancias los gastos descienden o se incrementan a lo largo del año, para efecto de ajustes.
  • Compartir la información de tu negocio con quien tú decidas o autorices, no sólo dentro sino fuera de tu empresa; pensemos, por ejemplo, en un asesor financiero o un consultor fiscal.
  • Garantizar el cumplimiento de los criterios y políticas para el control de gastos en tu empresa.
  • Integrar automáticamente, en una solución 360º, el control de gastos con otros procesos administrativos en tu negocio, como inventarios, ventas, cobranza, compras, finanzas y facturación, entre otros
  • Proteger la información de tu empresa, gracias a la seguridad que ofrece el que tanto los datos como el software residan virtualmente en la NUBE y no en un equipo informático, vulnerable a cualquier eventualidad (daño físico, ataque cibernético, etc.).
  • Conciliar los gastos de tu empresa, evitando discrepancias, inconsistencias y erogaciones no identificadas que pudieran afectar al negocio en términos contables, administrativos, fiscales y, sobre todo, financieros.
  • Actualizar automáticamente el software, de acuerdo con el desarrollo del mismo por parte del proveedor, las necesidades de tu empresa y los requerimientos de la autoridad fiscal.

 

Módulos Gastos de GM3s ERP Software

Con 12 años de experiencia en el desarrollo de soluciones para gestión empresarial, GM3s ERP Software te ofrece una solución específica para el control de gastos. Es así como el Módulo Gastos proyecta tus erogaciones anuales, controlándolas y analizándolas por centro de costo, área, departamento o sucursal, a fin de reducir los desembolsos innecesarios.

Puedes asimismo configurar el módulo de acuerdo con las políticas, reglas y requerimientos y organización de los gastos en tu empresa.

Además, puedes capturar fácil y rápidamente catálogos de proveedores, con sus principales datos fiscales, así como generar y combinar documentos de cotización y pedido, al igual que los documentos fiscales de gastos, nota de crédito por bonificación y anticipo de pago.

El Módulo Gastos interactúa con otros módulos del sistema GM3s ERP Software al verificar en el SAT la vigencia y validez de los comprobantes, evitando su duplicación; al crear la cuenta por pagar del acreedor con su fecha de vencimiento, según los días de crédito; al disminuir el crédito disponible con el acreedor, y al crear un pre-cheque en Tesorería, para luego convertirlo en cheque, transferencia u orden de pago.

Para más información específica sobre el Módulo Gastos, haz clic aquí. Y para dudas y asesoría acerca de éste y el resto de los módulos del sistema GM3s ERP Software, contáctanos a través de las distintas vías de nuestra plataforma, incluyendo WhatsApp.

Asimismo, para más contenido acerca de las soluciones de gestión de GM3s Software, también ponemos a tu disposición las siguientes vías de nuestra plataforma:

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Herramientas empresariales para la transformación digital. Secretaría de Economía, México.

Tecnología, factor clave para simplificar la gestión de gastos. 

 

Gráficos: Miguel Ángel Zarazúa

 

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