Procesos Administrativos: pasos hacia tus metas empresariales

En tus procesos administrativos, lo mismo de ventas, compras e inventarios, que de cuentas por cobrar o por pagar y tesorería, el software ERP de GM3s, puede ser tu más valiosa herramienta para el óptimo desempeño y crecimiento de tu negocio. 

Para alcanzar cualquier objetivo en una organización, empresa o negocio es necesario seguir procesos administrativos. De hecho, la palabra proceso proviene del vocablo latino processus, que significa “ir hacia adelante” y puede considerarse sinónimo de avance o marcha hacia un fin determinado. Desde luego, para llegar a ese objetivo es necesario cumplir con un “conjunto de fases sucesivas”, según la definición de proceso en el Diccionario de la Real Academia.

Como concepto, el término proceso se aplica en diversos ámbitos: desde la sociedad, la política y la economía hasta la cultura, la ciencia y la tecnología. Así pues, podemos hablar de diferentes tipos de procesos: históricos, judiciales, artísticos, químicos, industriales y, desde luego, procesos administrativos, entre muchos otros.

Una concepto que deriva del término proceso es subproceso, que por definición y jerarquía puede identificarse como una de las fases o pasos que en conjunto persiguen un fin, y que en sí mismo es un proceso al implicar una serie de etapas sucesivas para llevarse a cabo.

En el caso de las organizaciones, ya sean pequeñas y medianas empresas (pymes) o grandes compañías, la sucesión de fases que conducen a un resultado se denomina proceso administrativo, considerado por los profesionales en la materia como “la estructura básica de la práctica administrativa”. Es más, para la doctora en administración Lourdes Münch, “el proceso administrativo es la clave del éxito empresarial”.

De los datos a los resultados

Para un fácil entendimiento del concepto —como otros tantos procesos— el proceso administrativo sigue el diagrama de flujo EPS, cuyo denominación responde a las iniciales de las palabras entrada, proceso y salida.

La entrada son los datos ingresados para solucionar un problema o lograr un resultado.

El proceso es la manera de solucionar el problema o conseguir el resultado a partir del procesamiento de los datos para convertirlos en información.

La salida son los datos procesados o información que solucionan un problema o arrojan un resultado.

A su vez, cada una de las fases del proceso administrativo constituye un subproceso, que sigue asimismo el diagrama de flujo EPS.

Cabe señalar que estos procesos y subprocesos son por naturaleza cíclicos, al repetirse de acuerdo con los requerimientos administrativos de la empresa donde operan. A mismo tiempo, la fase de salida de cada proceso o subproceso suele proporcionar los datos procesados o información (resultados) a la fase de entrada de otros procesos y subprocesos, en un continuum.

Entre los principales procesos administrativos para la gestión de una empresa, figuran las administraciones de compras, ventas e inventarios, así como financiera.

Para llevar a cabo cada uno de estos procesos y sus respectivos subprocesos es necesario determinar objetivos, designar a un responsable y disponer de un sistema informático para automatizar y agilizar la entrada, procesamiento y salida de datos o información, a fin de obtener el resultado que se espera.

Sistema informático: valiosa herramienta

de los procesos administrativos

En el caso del proceso administrativo de ventas, por ejemplo, el responsable directo del proceso es desde luego el vendedor, en sus modalidades on line, vía telefónica o en establecimiento. En tanto el objetivo es por supuesto vender, pero además, dejar al cliente tan satisfecho con su adquisición que vuelva a comprar o contratar el mismo u otros productos o servicios del proveedor.

Para alcanzar exitosamente este objetivo del proceso administrativo de ventas, la herramienta más valiosa es, sin duda, el sistema informático. No está de más recordar que a este sistema lo integran: el componente humano (personal que lo atiende), el componente físico (hardware) y —el que más no interesa aquí— el componente lógico (software).

A este último componente pertenecen los denominados sistemas administrativos, entre los que destacan los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning).

Existen infinidad de ERP, sobresaliendo Oracle, Microsoft, Infor, Intelisis, Epicor y GM3s, por mencionar sólo algunos con importante presencia en el mercado mexicano.

GM3s en los procesos administrativos de  tu empresa

El GM3s ERP Software, en particular, es una valiosa y accesible herramienta on line para optimizar las operaciones de tu negocio, no sólo en el proceso administrativo de ventas y cada uno de sus respectivos subprocesos: cotización, pedido, remisión, facturación. También lo puede ser en los procesos de compras, inventarios, gastos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorería, punto de venta y cada uno de sus correspondientes subprocesos.

Para una demostración y saber más acerca de cómo nuestros productos y servicios pueden mejorar los procesos y subprocesos administrativos de tu empresa, a fin de mejorar su desempeño y contribuir a su crecimiento, sin importar su tamaño o sector, ponemos a tu disposición las diferentes opciones de contacto en nuestra plataforma:

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Email: ventas@gm3s.com.mxcontacto@gm3s.com.mx

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 Fuentes

Amaru Maximiano, Antonio Cesar, Fundamentos de administración, Pearson, México, 2009.

Chiavenato, Idalberto, Administración, McGraw-Hill, Colombia, 2001.

Fernández Chávez, Flory, La etapa administrativa de la gestión de los recursos humanos, Escuela de Administración de Negocios, Universidad de Costa Rica.

Münch, Lourdes, Administración, Pearson, México, 2011.

Torres, Iván, “15 Ejemplos de procesos de una empresa” en https://iveconsultores.com/ejemplos-de-procesos-de-una-empresa/

“Diagramas EPS” en https://diagramaweb.com/eps/

“Ejemplos de los procesos más comunes en una organización: excelencia en la gestión de la calidad” en https://www.isotools.cl/ejemplos-de-los-procesos-mas-comunes-en-una-organizacion-excelencia-en-la-gestion-de-la-calidad/

“Proceso administrativo” en http://fcaenlinea.unam.mx/2006/1130/docs/unidad8.pdf

“Subprocesos” en https://help.bizagi.com/bpm-suite/es/index.html?sub-processes.htm

 

Gráficos: Miguel Ángel Zarazúa

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