Optimiza al 100% tu Sistema de Control de Inventarios

¿Sueles tener demasiado de lo que no se vende, o agotado aquello que sí se consume? Si tu respuesta es afirmativa, el GM3s ERP Software es la solución para lograr eficiencia en tu control de inventarios.

 

¿Qué es un inventario?

Control de inventarios

Según la definición de inventario se trata del conjunto o stock de bienes o activos registrados de los cuales dispone tu empresa en un momento dado, ya sea para venta, fabricación o prestación de un servicio. Su razón de ser es la disponibilidad de materia prima, productos terminados o mercancías necesarios para el desenvolvimiento regular y continuo de tu negocio. En otras palabras, te permite asegurar la subsistencia de tu compañía y el desarrollo de sus operaciones. Además, posibilita el funcionamiento de los procesos de venta, producción o prestación de un servicio, a fin de contar con la oferta suficiente para satisfacer cabalmente la demanda de tus clientes. Por ello, entre otras razones, la eficiencia en la gestión de inventarios es elemento clave para la optimización de las utilidades de tu organización.

Así pues, si tu empresa es manufacturera, el inventario estará conformado por las materias primas e insumos necesarios para la fabricación y posterior comercialización de productos terminados. En caso de ser una empresas comercial, el inventario estará compuesto por el conjunto de mercancías adquiridas para su venta. Y si acaso es una empresa de servicio, el inventario estará integrado por los suministros necesarios para la prestación del mismo.

A decir de la licenciada Yosmary Durán, investigadora en ciencias económicas, contables y administrativas de la Universidad de los Andes, en Mérida, Venezuela, “el inventario representa una de las inversiones más importante

s de las empresas en relación con el resto de sus activos, ya que son fundamentales para las ventas e indispensables para la optimización de las utilidades”.

¿Cuáles son los objetivos fundamentales del control de inventarios?

De acuerdo con Michael C. Ehrhardt y Eugene F. Brighman, autores de Finanzas corporativas, los principales objetivos de la gestión o administración de inventarios son:

  • Garantizar la disponibilidad de inventario para la operatividad de tu empresa.
  • Conservar un nivel adecuado de inventario que permita minimizar tus costos totales, es decir, de pedido y mantenimiento, pues un inventario bajo aumentará tus costos de pedido, en tanto un inventario alto incrementará tus costos de mantenimiento.

En este último caso, además, no podrás satisfacer suficientemente la demanda, lo cual redundará en pérdida de clientes, disminución de ventas y reducción de utilidades. Y no querrás nada de eso.

¿Qué beneficios tiene la eficiencia en el control de inventarios?

La licenciada Yosmary Durán plantea, entre otros, los siguientes beneficios de la eficiencia en la administración de inventarios:

  • Es un componente fundamental en la productividad de la empresa y además contribuye a generar rentabilidad.
  • Permite asegurar la subsistencia del negocio y el desarrollo de sus actividades operativas.
  • Es el motor que mueve a la organización, pues es la base para la comercialización de la empresa, lo que le permite obtener ganancias.

¿Cuál es la clasificación de inventarios?

De acuerdo con su grado de transformación, los tipos de inventarios son de materia prima e insumos para manufactura, de productos en proceso de fabricación, para la venta y de suministros para la prestación de un servicio.

¿En qué consiste un sistema de control de inventarios?

Un sistema de control de inventarios es un conjunto de procedimientos para comprobar y garantizar el aprovisionamiento, a tiempo y en cantidad suficiente, de materias primas, insumos,  suministros, productos o mercancías, según el tipo de empresa de que se trate.

Entre los objetivos de los sistemas de inventarios, destacan:

  • Reducción al mínimo de la inversión en inventarios.
  • Nivel adecuado de stock para satisfacer la demanda del cliente.
  • Balance de la oferta y la demanda.
  • Minimización de los costos de adquisición, almacenamiento y de transporte.
  • Mejor toma de decisión a la hora de realizar los pedidos de materia prima, productos, mercancías, etcétera.

¿Cómo hacer un inventario?

Los expertos te recomiendan seguir los siguientes pasos básicos para hacer el inventario de tu negocio, ya sea una fábrica o un establecimiento mercantil o de servicios:

  1. Acondiciona y organiza el lugar del almacenamiento de tus productos: Debes asegurarte de que el espacio esté limpio, seco y bien iluminado, así como de disponer de las estanterías adecuadas y de preferencias rotuladas para localizar fácil y rápidamente los productos.
  2. Establece el sistema y formato de almacenamiento: Esto dependerá del tipo de producto (perecedero o no) y de la rotación de inventarios.
  3. Específica la codificación de los productos: Esto de acuerdo con número de modelo, color, estilo, proveedor, entre otros.
  4. Utiliza alguna herramienta de control de inventarios: La decisión de cuál  es la idónea dependerá de la complejidad o volumen de productos que manejes. Puedes usar desde una plantilla de Microsoft Excel hasta un software para inventarios, como el incluido en el sistema de planificación de recursos empresariales GM3s ERP Software
  5. Registra cualquier movimiento: entrada y salida de los productos con la herramienta que utilices para la administración de inventarios. Esto te permitirá disponer de información exacta en el momento de la venta, por ejemplo.
  6. Realiza físicamente un inventario inicial y un inventario final: El primer conteo debe ser exacto, a fin de poderlo hacer coincidir con el último.
  7. Programa el inventario: Agenda un día para llevarlo a cabo, ya sea cada mes, cada trimestre, cada semestre o anualmente.

¿Qué te ofrece GM3s ERP Software para optimizar tu control de inventarios?

Entre los módulos que incluye el sistema de planificación de recursos empresariales GM3s ERP Software está el de control de inventarios, que adecuamos al modelo de almacén o bodega de tu empresa, configurándolo para que tus operaciones sean más agiles y puedas efectuar más transacciones cada día, a fin de que tus inventarios sean óptimos y no pierdas ventas por carecer de producto o por tener invertido en producto que no se vende.

Específicamente, para cada fase del proceso administrativo de inventarios, el módulo de GM3s ERP Software te ofrece las siguientes funcionalidades:

*Véase artículo sobre facturación electrónica con GM3s ERP Software en este mismo blog.

Además, el módulo de inventarios GM3s ERP Software te permite configurar tu propio sistema, capturar catálogo de artículos, generar folios de inventarios y analizar tu información en sistema, entre otras posibilidades.

Para más información, una animación del proceso de inventarios con GM3s ERP Software y una demostración acerca de este módulo, da click aquí.

Fuentes

Durán, Yosmary, “Administración del inventario: elemento clave para la optimización de las utilidades en las empresas”, Visión Gerencial, núm. 1, enero-junio, 2012, Universidad de los Andes, Mérida, Venezuela.

Cinco consejos para no quebrar por el desorden en tu inventario.

¿Cómo hacer correctamente un inventario?

Consejos para el manejo efectivo de tus inventarios.

Optimiza el inventario de tu empresa con estos cuatro puntos.

Definición de inventarios.

Sistemas para el manejo de Inventarios: Beneficios y Retos.

Toma el control de tu inventario.

 

Gráficos: Miguel Ángel Zarazúa

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