Módulo Cuentas por Pagar
¡GM3s ERP Software satisface las necesidades de tu empresa y se adapta al proceso de tu negocio!
Todas las cuentas por pagar (CXP) responden a la seguridad por serie, por lo cual tendrás usuarios que sólo vean las CXP de una sucursal, o bien de una serie, de varias o de todas, respondiendo a la integridad de todo el sistema.
En las grandes empresas existe dos áreas: una de Tesorería, que mueve el dinero de la empresa y otra de CXP, para que un solo usuario no sea juez y parte con respecto al dinero y ante el Proveedor. Sin embargo, en pequeñas empresas muchas veces el mismo usuario cumple ambas funciones. En GM3s ERP Software queda registro de toda la actividad del usuario.
El Módulo Cuentas por Pagar sirve para saber:
- Cuánto debemos al Proveedor o acreedor.
- Cuándo tendremos que pagarle a nuestro Proveedor y en qué fecha de vencimiento.
- Cuánto límite de crédito tenemos ocupado y cuánto disponible.
- Si es un Proveedor cumplido o está atrasado con sus pagos.
- Cuánto es de las CXP de cada comprador.
- Cuánto es de las CXP de cada serie o sucursal.
- Cuál es la antigüedad de los saldos y cuáles son los saldos próximos a vencer.
- Qué pagos hemos realizado el Proveedor.
- ¡Y mucho más!
El módulo está 100% conectado con el área de Compras. Así pues, cada vez que se realiza una compra se genera en automático un cargo que es por el importe total, la serie y el comprador, con fecha de vencimiento de la compra, más los días de crédito asignados por el Proveedor. Junto con el cargo se genera un pre-cheque por el importe de la compra en el módulo Tesorería, el cual está listo para convertirlo en cheque, transferencia, orden de pago por el total o parcial, juntándolos en una sola operación, o bien para pagar parcialmente en algunos casos.
Existen CXP de tipo:
- Compras
- Documentos
Y éstos pueden pagarse con:
- Movimiento bancario (cheque, transferencia, efectivo)
- Notas de crédito (por devolución o bonificación)
- Documentos (pagarés)
- Anticipos
- Comisión por factoraje
- Diferencias cambiarias
- Cuentas impagables
El módulo esta dividió en Operaciones (aplicación de pagos) y Reportes
Operaciones:
Aplicación de pagos: Cada CXP puede disminuirse con abonos de los tipos arriba mencionados, por lo que al seleccionar un movimiento bancario se tiene un total por aplicar, y éste va disminuyendo al ir seleccionando a qué compras se va a aplicar. Puede aplicarse a una compra total o a una parcial, hasta acabarse el saldo por aplicar.
Aplicación automática: Cada cheque o transferencia viene ligado a una compra y la compra a la CXP. Por lo tanto, sabemos qué se está pagando, por lo que con una configuración podemos aplicarlo automática o manualmente. Por supuesto, al aplicarlo automáticamente se acelera el proceso y, por ende, se agiliza el negocio.
Cancelación de abonos: Cuando, por algún motivo, te equivocaste de compra o importe, o por cualquier otra razón, puedes cancelar el abono e inmediatamente estará disponible el Por Aplicar, para que pueda aplicarse a la cuenta correcta.
Reportes
Análisis de Pagos: Brinda una vista global del importe Total de Cuentas por Pagar, Vencidas, de Hoy o Por Vencer. También muestra gráficamente en columnas de 1, 3, 8, 15, 21, 30 y 45 días el importe de las cuentas que caen en esos rangos de días, ya sea por antigüedad de saldos o saldos por vencer, y dándole clic sobre la columna, muestra las compras que integran ese monto.
Total de CXP: También le muestra en una tabla todos los cargos para poder hacer filtros por serie, comprador, Proveedor, entre fechas, categoría de documento y muchas más, exportable a Excel para grafica o para analizar más detalles.
Listado de CXP: Muestra el total que se adeuda a cada Proveedor, con su antigüedad y saldos por vencer, según el rango de días seleccionado. Además, incluye la columna Por Aplicar, en donde están los movimientos bancarios, notas de crédito o anticipos no aplicados al saldo del Proveedor.
Detalle de Proveedor CXP: Con tan sólo darle clic, ahora tenemos todas las CXP del Proveedor indicando importes, fecha, fecha de vencimiento y están listas para aplicarse los movimientos que provengan de otras áreas como tesorería.
Estado de cuenta: Muestra todas las CXP pendientes, vencidas y por vencer del Proveedor en un listado de Excel, el cual puede enviársele para que esté consciente de lo que le adeuda a la empresa con sus fechas de vencimiento.
Listado de pagos: Contiene todos los pagos realizados a cada CXP con los tipos de abono arriba mencionados. También indica Fechas, Números de compras, Folios de NC, UUID origen, UUID relacionado y todo lo necesario para que le entregues este reporte a tu contador, a fin de que detalle los egresos.
Análisis de Proveedor: Por cada Proveedor y entre fechas, muestra todas las compras y cómo se han pagado, llevando el saldo por cada pago y enumerando los pagos. Con esto, podrá rápidamente aclarar con el Proveedor sus CXP pendientes y enviarle el documento para analizarlo juntos.
Todo ellos filtrables y exportables a Excel y algunos a PDF.
Además, con GM3s ERP Software es posible controlar todo el proceso de compra de producto o pago de servicios.
El proceso comienza por una orden de compra o una orden de compra con 12 partidas, si es un cargo recurrente mensual, que podremos visualizar en el flujo de efectivo.
Después se realiza el gasto, tomando como origen la orden de compra, validando el XML en el SAT y cuidando que no esté duplicado en el ERP y que cuadre con el total del documento Gasto.
Luego se genera en automático la cuenta por pagar.
Posteriormente se genera en automático el pre-cheque, para que, al vencimiento, el personal de Tesorería lo adjunte a otros pagos del mismo Proveedor y realice la transferencia correspondiente.
Así, en automático, se elimina la CXP.
Y de esta manera, el flujo de efectivo se actualiza en automático.
Todo lo anterior en un proceso de trabajo que hace que tu personal trabaje menos y sea más ágil, y que la información esté al día para tomar las mejores decisiones.
Para más información acerca del Módulo Cuentas por Pagar y otros módulos de GM3s ERP Software, diseñados especialmente para optimizar la gestión de tu negocio, contáctanos a través de las distintas vías de nuestras plataforma:
ventas@gm3s.com.mx, contacto@gm3s.com.mx
Texto: Luis Felipe Brice
Gráficos: Miguel Ángel Zarazúa