Modulo Gastos

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Proceso de Gastos en GM3s ERP Software

GM3s ERP Software satisface las necesidades de tu empresa y se adecua al proceso de tu negocio, para que las operaciones sean más agiles, realices más transacciones cada día y controles tus gastos con artículos de servicio, ya sea por departamento, áreas, centro de costos, sucursales o como tu desees analizar tu información.

1.- Configura tu Sistema GM3s ERP Software

Mediante configuraciones al sistema puedes convertir las políticas de tu empresa en reglas de negocio que se respetan y no hay forma que se desvíen o se violen. En ellas se puede activar o desactivar funciones específicas, restringir accesos a modificar costos y descuentos acordados previamente con tu proveedor, hacer que ciertos documentos no avancen el proceso hasta que alguien con permiso los analice y autorice, asignar costos a pactados con proveedor por cada artículo y que cada comprador pueda modificar o no el costo o modificar solo cuando es hacia abajo el costo etc. para que nadie altere tus costos de compra y se mantenga el margen de ganancia establecido por ti.

El sistema GM3s ERP Software opera con Series de GASTOS, a cada una se le pueden dar configuraciones diferentes y manejar solo ciertos Documentos para que el proceso se adapte a diversas formas de compra como son:

  • Gasto Directo
  • Gasto por órdenes de compra
  • Gastos por ordenes de compra en parcialidades mensuales, bimestrales, semestrales.

2.- Captura catálogos de Acreedores y políticas de Gasto de artículos de servicio.

El catálogo de Acreedores puede ser importado en segundos desde una plantilla de Excel, con todos los datos principales fiscales, direcciones, sucursales, direcciones de sucursales. Adicionalmente se le pueden capturar datos básicos:

  • Dirección Fiscal
  • Direcciones de entrega
  • Sucursales y sus direcciones de entrega
  • Directorio de contactos del Acreedor
  • Correo y/o correos de envío de órdenes de compra
  • Costos por articulo por proveedor
  • Adjuntar archivos: documentación importante para el archivo del Acreedor como contratos, pagares, RFC, Estados de cuenta.
  • Propiedades Financieras para agilizar el pago de los gastos realizados:
  • Cuenta bancaria a la cual se le deposita usualmente
  • Banco al cual se le transfiere usualmente
  • Método de pago usualmente
  • Método del pago del SAT
  • Forma de pago del SAT
  • Uso de CDFI del SAT

3.- Genera Documentos

Se puede realizar cualquier combinación entre estos documentos:

  • Cotización
  • Pedido (orden de compra)

Y documentos Fiscales como son:

  • Gasto
  • Nota de Crédito por Bonificación
  • Anticipo de pago

Cada documento:

  1. Puede ser importado, copiado, realizado manual, impreso, autorizado, surtido o surtirlo parcialmente, cancelado, eliminado.
  2. Puede ser impreso en formatos estándar o personalizados en PDF.
  3. Le hacemos la vida más fácil al usuario, ya que puede importar partidas desde un archivo de Excel y generarlo en segundos, lo que hace inmediato hacer cotizaciones, pedidos, remisiones o compras.
  4. Cada usuario de acuerdo a sus permisos podrá modificar o no el costo del servicio lo que garantiza que solo personas autorizadas puedan realizar operaciones y autorizar el proceso.
  5. Contiene un centro de mensajes para que todo lo relacionado al documento entre los diversos usuarios quede registrado.
  6. Se pueden adjuntar archivos en los formatos más comunes, Excel, Word, Power Point, BMP, JPG, PDF etc. estos quedan en base de datos y refuerzan el proceso de gasto, ya que pueden ser evidencia de aceptación de condiciones, recibo de mercancía, etc.
  7. Guarda el tiempo de elaboración de cada uno, lo permite evaluar la productividad de cada usuario y compararlo contra otros.
  8. Tiene un tracking hacia atrás y/o adelante que nos dará el tiempo de proceso de gasto de cada operación lo que permite evaluar a la empresa y cada día mejorar los tiempos de proceso, todo esto encaminado hacia una mejor atención al Acreedor y un proceso de certificación de calidad.
  9. Tener un catálogo que nos muestre del total de documentos pendientes de avanzar al siguiente proceso: ejemplo Backorder de pedidos pendientes de realizarles el gasto, de los cuales se puede sacar un presupuesto.
  10. Se pueden exportar todas las partidas para analizar y enlazarlo con otros sistemas.
  11. Cada partida de gasto se puede prorratear por importe o porcentaje hacia diversos departamentos, áreas, centros de costos, sucursales, tiendas u como se desee separar los gastos.

4.- Afectaciones a otros módulos:

  1. Al subir el XML y PDF viaja al SAT y verifica que sea un comprobante vigente y valido, se verifica en la base de datos que no este ligado a otro documento y evita que se duplique el pago.
  2. Registra en el Kardex del articulo el movimiento sin llevar existencias.
  3. Cada documento surte el documento anterior ejemplo Pedido Surtido -> Gasto
  4. Crea la cuenta por pagar del Acreedor con su fecha de vencimiento según los días de crédito
  5. Disminuye el crédito disponible con el Acreedor
  6. Crea un Pre cheque en Tesorería para después hacerlo cheque, transferencia u orden de pago.

5.- Analiza tu información en sistema.

5.1 Análisis x Documentos:

De todos los documentos en su catálogo correspondiente, se pueden reportar información y exportar a Excel:

  1. Cantidad de documentos realizados, importe de los documentos.
  2. Filtrados por cualquier campo: Acreedor, serie de facturación, agente comprador, proyecto, etc.
  3. Importe de costos de cada servicio.
  4. Tiempo promedio de creación del documento.
  5. Usuario que realizo y modifico.

De cada una de las partidas que forman los documentos se puede analizar: Backorder de servicios, gastos, cantidad de servicios y consolidar por:

Gastos por Acreedor, agente comprador, serie de compra, articulo de servicio, proyecto y cualquier agrupador de características que contenga el artículo. Siempre con la seguridad y la personalización por cada usuario.

Del Backorder se puede sacar un presupuesto futuro en dinero de lo que se gastará, tomando en cuenta la fecha de entrega del acreedor más los días de crédito del proveedor no dará en que fecha probable que necesitemos pagar la cuenta, y así hace el concentrado mensual de todos los pendientes de recibir.

Todo esto y más para que controles a sus compradores, analices tus resultados, mejores tus procesos de compra, mantengas tus gastos controladores y en una hoja de gastos – matriz de gastos por departamentos, centro de costos, áreas, sucursales, etc. Puedas visualizar que no se eleven los gastos.

5.1 Análisis x Documentos:

Apoyado de Qlik Sense tendrás el análisis de tu información de forma gerencial en tiempo real y sin hacer nada, con esto evitas tiempo de usuario generando reportes, la información siempre está al día y puedes tomar decisiones con información verídica, grafica, segmentada, comparada y con los indicadores necesarios para cada una de tus áreas.

Así los usuarios serán mas eficientes y todo el tiempo estarán monitoreando la información y no esperarse al cierre de mes, siempre podrán ver la gráfica de Pareto de Acreedores o artículos de servicio y mucho más.

Solicita una demostración sin costo.