“La calidad es más importante que la cantidad. Un “home run” es mejor que dos dobles.”
Steve Jobs.
Las empresas que están en constante cambio y en crecimiento necesitan invertir tiempo y presupuesto para tener una infraestructura de tecnología de información que satisfaga sus necesidades siempre cambiantes, cosas cómo hardware, software y servicios. Sin embargo con una infraestructura de IT (por las siglas del término en inglés «Information Technology») local, el proceso de escalabilidad puede ser lento, y las organizaciones frecuentemente no son capaces de sacar el máximo provecho de su infraestructura de información.
La computación en la nube ó Software as a Service (Saas por sus siglas en Inglés, Software cómo servicio) es un cambio de paradigma que provee servicios de computación a través de Internet y en el caso de los sistemas ERP en México (por siglas del término en inglés «Enterprise Resource Planning»), es una opción que está revolucionando esa industria pues significa un ahorro substancial de costos y recursos para las empresas que buscan tener una ventaja competitiva sistemas ERP en México que satisfaga sus necesidades de crecimiento de manera escalable y con menor inversión, factores que hacen prever que dentro de poco los paquetes tradicionales de software ERP en México serán obsoletos.
Un software ERP en la nube (en Internet) consiste en que los usuarios acceden bajo demanda a la información de su negocio que se encuentra procesada a través del software instalado en centros de información altamente optimizados y mantenidos por la empresa proveedora de sistemas ERP que es la que se encarga del software, hardware y recursos de información.
Las organizaciones, en vez de pagar licencias e invertir una suma considerable en servidores, simplemente tienen que pagar una accesible mensualidad, ó de manera alternativa pagar por el tiempo que sus usuarios usaron el servicio y pueden acceder de manera inmediata a tecnología de punta.
Las empresas que usan el software ERP cómo servicio, lo usan de la misma manera en la que interactúan con un ERP tradicional instalado en sus propios servidores, pero las ventajas principales es que las organizaciones NO tienen que invertir recursos en infraestructura tecnológica como servidores ó tiempo de su equipo de IT pues la empresa proveedora del servicio se encarga de todo eso. Además no se limitan a las computadoras de su empresa, pues pueden acceder al sistema desde cualquier computadora o dispositivo con acceso a Internet, llevando la flexibilidad y movilidad de la empresa al máximo.
Evaluar entre un ERP tradicional y el Saas, se facilita cuando se conocen las ventajas y desventajas de ambas aplicaciones de software ERP en México.
Las diferencias entre adoptar una u otra aplicación radica en diversas cuestiones: mientras la licencia del tradicional ERP es de la empresa al momento de adquirirla, la licencia del Saas es rentada. La localización del sistema, para quien se decide por el tradicional ERP, es responsabilidad de la empresa, mientras que para el Saas el sistema va a la nube. El hardware y el software (Windows y servidor SQL) es provisto por la misma empresa que adopta el tradicional ERP, mientras que en el Saas la empresa proveedora se encarga de mantener sus servidores disponibles para tu fácil acceso a través del Internet.
La revolución del software ERP cómo servicio en México sigue las pautas que ocurren en otros países, donde los Directivos y empresarios se han propuesto minimizar la inversión de capital al adquirir un Saas que siempre se mantiene vigente, por lo que NO les cuesta nada actualizarlo, además de tener la certeza que están adquiriendo un software que no requiere atención de su equipo de IT, por lo que pueden dirigir todos esos recursos en otras actividades que resulten más productivas y rentables para la empresa.
Hay otras variables clave a tomar en consideración. Por lo que se refiere a simplicidad, desde el punto de vista tecnológico el Saas es más fácil de integrar, pues no se requiere adquirir servidores adicionales o instalar físicamente el software, sólo se necesita una conexión de Internet básica.
Hablando de costo, el Saas puede implementarse con una inversión mucho más baja inicial y menor costo total de propiedad, pues se evitan costosas licencias, hardware complejo, infraestructura para el software y todo el mantenimiento tecnológico necesario como lo requiere el tradicional software ERP.
Ahora bien, si tu empresa se ha decidido por una solución Saas después de evaluar la obsolescencia del tradicional ERP instalado previamente en la empresa, es necesario planear la forma de migrar la información desde su ubicación local hasta la nube, y por ende pensar en los datos, su volumen y la velocidad de tu conexión a Internet para saber el tiempo que se tardará en subir la información.
Un buen proveedor de software ERP cómo servicio en México debe capacitarte de manera integral para poder hacer la transición de manera fácil y sin complicaciones. Quizá conviene empezar por determinar si todos los datos tienen que estar en la nube, o solo convendría trasladar los datos actuales y dejar los antiguos en las instalaciones de la empresa. Si se trata de una cantidad considerable de datos será indispensable buscar la herramienta de migración o la aplicación que facilite el proceso, ya sea una API o formatos CSV, Excel, etc.
Si ya se conoce el tamaño de los datos y la velocidad de transferencia, hay que tomar en cuenta los límites en los tamaños de los ficheros, el juego de caracteres y los tipos de formatos que acepta. Se debe resolver cualquier tipo de problemas de compatibilidad de formatos y sobre todo de la información a trasladar.
En cuanto a formatos, puede ser necesario adquirir un desarrollador que migre los datos, si la información que estaba en el tradicional sistema ERP no se ajusta al nuevo software.
Por lo demás, es necesario que al momento de adquirir el nuevo servicio de software ERP especialmente en México, te asegures que tu proveedor:
– Te dé una forma de descargar tu información. Pregunta sobre la cantidad de datos que podrás generar para su posterior descarga, enfatizando las limitaciones y condiciones del proveedor Saas para descargar tus datos. Y confirma que todos los datos estén seguros y accesibles única y exclusivamente para el dueño de los datos.
– Niveles de servicio como fiabilidad en rendimiento, disponibilidad ilimitada, seguridad y confidencialidad de la información de la empresa, y facilidades para añadir nuevos usuarios con su infraestructura y procedimientos.
– Para protección de tus datos, la comunicación a través de Internet debe realizarse a través de HTTPS, que es un servidor en Internet con protocolos de transferencia de datos encriptados de manera segura y certificados que aseguran la privacidad de la información.
– Debes saber qué ocurre en tu aplicación: quién accede, a qué procesos, a qué datos, etc. Esto es obligado cuando el pago se hace por horas de uso, consumo de espacio de disco, o cualquier otra forma variable.
Otras preguntas para tu proveedor serían: limite para cargar información, si puedes subir información mediante plantillas desde Excel, si te permite incluir documentos adjuntos en el registro de los diarios para su revisión en cualquier formato y si puedes generar informes asociados a tus datos y exportarlos a formatos habituales (ppt, doc, xls, pdf).
En definitiva el software ERP cómo servicio en México tiene mucho potencial y puede ser el elemento clave para impulsar a las empresas que se encuentran en fase de crecimiento. Ofrecemos sistemas informáticos en la gestión empresarial, producimos un software para PYMES que trabaja desde la nube, lo cual facilita su uso. Con más de 25 años de experiencia como proveedores de ERP, hemos logrado crear un sistema eficiente para el control de inventarios, operaciones de compra-venta, puntos de venta, servicios y producción, al alcance de tu mano.
¡Conócenos!
Leave a Reply