Programa Administrativo para mi empresa…¿para qué?

Dentro de los requerimientos de las pequeñas y medianas empresas, y tras la revolución tecnológica acontecida después de la segunda mitad del siglo XX, donde el computador se ha convertido en una herramienta esencial al interior del campo empresarial, surge la necesidad en éstas de integrar programas o software que ayuden al manejo de diversas áreas, para así contribuir a un mayor control de los procesos, y que esto, por consiguiente, se refleje en mayor rentabilidad empresarial.

Este tipo de software pueden conocerse cómo Programas Administrativos, y cumplen diferentes funciones a nivel empresarial. Existe toda una variedad de este tipo de programas, desde los que cumplen labores específicas, como los programas para el control de inventario, o para el manejo de la contabilidad, hasta aquellos que cumplen tareas más complejas e integradas, entre los que se encuentran los ERP, por ejemplo. Elegir un programa de este tipo para cualquier empresa, sea grande o pequeña, ayudará, sin duda, a mejorar la calidad de los procesos y la administración de la misma.

¿Para qué sirve un Programa Administrativo?

Un programa administrativo, a nivel empresarial, puede cumplir varias funciones, que ayudarán a un mejor manejo de la empresa. Las grandes empresas, por sus características, normalmente tiene integrado este tipo de software, y se han convertido en el principal mercado para los proveedores a nivel mundial.

Las pequeñas y medianas empresas se han quedado relegadas un poco en este campo, en parte por el alto costo para la implementación de los mismos, que un momento dado éstos ostentaban, y por el otro, porque a veces, por el tamaño del negocio, no se consideraron necesarios.

Sin embargo, tras la imposición fuerte de la Internet, la cual ha facilitado el acceso a múltiples herramientas, y la realización de intercambios comerciales de manera más rápida y confiable, este tipo de programas han abaratado costos, llegando incluso a conseguirse de forma libre, lo cual los convierte en una herramienta que puede llegar a ser de gran utilidad y de fácil consecución.

Un programa administrativo es un producto que se encargan de controlar los procesos administrativos, como su nombre lo indica, de cualquier empresa, como por ejemplo, las transacciones, las compras, las ventas, las cuentas por cobrar y por pagar, las existencias en los inventarios, las operaciones contables, la facturación, entre otros.

Hay toda una variedad de programas en el mercado diseñados para manejar este tipo de actividades, y hacer que la administración de la empresa sea más sencilla y, por supuesto, rentable.

Además de ello, un programa administrativo puede ayudar a que la transacciones se den de manera más confiable y transparente, y de acuerdo a las disposiciones legales, pues existen programas configurados para seguir estos parámetros, lo cual contribuirá a un mejoramiento de la imagen empresarial, brindándole mayor confiabilidad, así como a evitar problemas de tipo legales o jurídicos.

¿Cómo seleccionar un Programa Administrativo adecuado?

Antes que nada, es necesario saber que existen infinidad de Programas administrativos en el mercado, y al momento de interesarse en conseguir uno, esto se puede volver una tarea bastante dispendiosa, que puede generar grandes dolores de cabeza, y hacernos desfallecer en nuestra búsqueda.

Es necesario tener presente que este tipo de programas resultan muy útiles al interior de cualquier tipo de empresa, y su implementación resultará más beneficiosa que problemática, puesto que su función es facilitar la administración del negocio, ayudando a que su dueño tenga mayor control del funcionamiento y estado del mismo.

Al momento de buscar un programa administrativo, tenga en cuenta las necesidades de su empresa, y para qué específicamente lo necesita. Si sólo requiere algún programa que le ayude a manejar su inventario, por ejemplo, lo más indicado es que busque programas solamente enfocados en este aspecto, pero si sus necesidades se extienden a más funciones, lo más recomendable es que acuda a un software que cumpla múltiples tareas.

Así mismo, se puede evaluar que otras posibilidades, además de las que se necesitan, pueden ofrecer el software. Caso por ejemplo de que un programa, además de ayudarle a saber qué existencias tiene, le avise cuando estás se estén terminando, para que así esté siempre abastecido, o le ayude a mantener una base de datos de sus clientes y proveedores.

Siempre es aconsejable enterarse bien de lo que puede ofrecerle las diferentes variedades de programas que encuentre, porque siempre existirá la posibilidad de hallar uno que le ayude en algo más de lo que pretendía.

Cuando se detecta la necesidad de que se administren diversas áreas, las cuales no se encuentran relacionadas, por ejemplo, organización de inventarios y manejo de contabilidad, es mejor buscar un solo programa que cumpla con las diferentes funciones que se necesita, y no instalar varios programas, donde cada uno de los cuales cumpla con una tarea específica, pues esto, antes que ayudar, puede llegar a generar mayores dificultades en el manejo de su negocio, además que a la hora de hacer un análisis de su empresa, puede hacer de esta actividad algo más difícil de lo que podría ser.

Es así como, lo más recomendable es averiguar las especificaciones del producto, y asesorarse bien antes de adquirirlo, para que obtenga un producto que satisfaga sus necesidades.

Otro punto a tener en cuenta, a la hora de adquirir cualquier software, es asegurarse de que sea de fácil instalación, o de fácil implementación, para que no genere dificultades. En estos tiempos donde las negociaciones se hacen cada vez de manera más vertiginosa, es pertinente que cualquier sistema de ayuda que tengamos, sea eficiente y fácil de manejar, para ayudar a agilizar procesos. Si hay alguna dificultad en el uso, esto puede repercutir en pérdidas, debido a retrasos por problemas con el producto. Infórmese bien del manejo del mismo, y capacite a su personal adecuadamente en su manejo, para evitar cualquier problema.

Una ventaja que ofrecen los programas administrativos que se encuentran en la nube (en Internet) es que el usuario puede acceder a ellos desde donde sea, sólo necesita un dispositivo con acceso a Internet y puede tomar el control de su empresa.

De igual forma, es importante contar con soporte técnico, sea en línea o cercano, por si se presenta alguna dificultad o problema. Es necesario asegurarse que en situaciones de este tipo, la ayuda y/o la solución, lleguen de manera oportuna, para evitar cualquier tipo de pérdida.

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