Historia y costos.- Todo sobre la gran herramienta ERP.

“Ten en mente que tu propósito y tu plan para lograrlo puede ser modificado de vez en cuando…lo importante es que comprendas el significado de trabajar siempre con un objetivo en mente y con un plan bien estructurado”

Napoleón Hill,

 

posc6En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una relación e interacción muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa que, para producir bienes y/o servicios de calidad según los requerimientos del cliente, y cumplir con despachos al tiempo pedido y de forma rápida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. EN orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos dentro de la producción y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores necesitan tener una administración, y mas que eso, una planificación y sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronización y planificación en todo el proceso de organización. Hoy, sin embargo, el desafío es intenso y requiere una fuerte integración en la cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el turbulento ambiente de los negocios.

   UN POCO DE HISTORIA.-

Tradicionalmente las empresas multinacionales, con presencia en diferentes países, tenían que enfrentarse al permanente problema de la grave inconsistencia informativa entre sus afiliadas y la dificultad de consolidación, tanto de sus operaciones como de sus cuentas para el conjunto de empresas y países. La única solución provisional era la utilización de software diferente en cada país y desarrollar otro software de consolidación hecho a la medida que requería tremendos esfuerzos de actualización y que no daba nunca resultados eficaces, al tener que integrar los datos de diferentes programas sin similitud intrínseca. Era por tanto casi imposible obtener la deseada homogeneización.

erp6Esta situación experimentó un cambio hace ahora algunos años cuando la empresa alemana SAP, ofreció un sistema de software empresarial en forma de piezas sin terminar, que podían agruparse de diferentes maneras mediante tablas de conexión y que, aunque con un alto grado de esfuerzo de ajuste, podían combinarse y formar un sistema válido para adaptarse a las necesidades de un país determinado, (ajustándose a las leyes, costumbres operativas e idioma de dicho país), y volviendo a combinar las piezas con otro acabado y otras tablas de conexión, se podía conseguir un sistema también válido para otro país. Esto era justamente lo que estaban necesitando las grandes corporaciones multinacionales para desterrar la heterogeneidad de los sistemas instalados en los distintos países y disponer de un sistema que permitiese tener en cada afiliada de cada país, un software que aún siendo diferente del de las otras afiliadas, quedase integrado en un único sistema en cuanto a la información y al tráfico de bienes y servicios dentro de la logística de la empresa multinacional. Parecía que esta iba a ser la solución. Pero quedaba sin resolver el problema de la implantación y puesta en marcha de estos sistemas que requerían personal experto en el uso de los procedimientos de adaptación a las necesidades de la empresa y los condicionantes de cada país de actuación.

El acierto de SAP consistió en tomar a las organizaciones de consultoría más grandes del mundo (Andersen Consulting, Arthur Andersen, Price Waterhouse, KPMG, Coopers, etc), que ya eran los consultores de estas multinacionales, como sus agentes de venta e implantación. Era la única solución pues su software se compone de piezas inacabadas que deben ser adaptadas e interconectadas en cada caso por personal experto, lo que genera la necesidad de un trabajo de alta especialización a ser proporcionado por dichas firmas consultoras, con valores añadidos sobre el software original que por lo general representan un coste de entre tres y siete veces el valor del software original. Cifrando un ejemplo, puede decirse que una instalación de SAP cuyo software cuesta 5 millones de dólares, suele ir acompañada de una consultoría con un coste de 15, 20, o incluso 30 millones de dólares. Pero aún a pesar del alto coste involucrado, las ventajas de disponer de un único sistema de información para el conjunto de las diferentes afiliadas fue paulatinamente decantando las decisiones empresariales hacia la aceptación de esta solución dando lugar a lo que se ha llamado el mercado de soluciones ERP para las empresas. Y cuando algunas de las principales empresas `Fortune 500′ anunciaron su decisión de implementar software ERP de SAP, otras empresas de software empresarial (Oracle, PeopleSoft, JDEdwards, Baan) se lanzaron a promocionar y perfeccionar sus propios desarrollos para estar presentes en este nuevo (o mejor, nuevamente revitalizado) mercado.

   MODELOS DE SISTEMAS ERP.-

erp21Hoy se ha extendido de manera notable la implantación y uso de software ERP, no solo entre las empresas multinacionales necesitadas de un sistema complejo y homogéneo para los diversos países, sino también entre las empresas de ámbito nacional sin necesidad de consolidación informativa y operativa. Pero como suele ocurrir en tantos otros ámbitos, también aquí pude decirse que no existe (o al menos aún no se ha encontrado), una solución única que al mismo tiempo sea la óptima para todo tipo de empresas (multinacionales y nacionales, grandes y pequeñas, simples y complejas, etc.), pues por ejemplo, las ventajas aludidas de la homogeneización internacional, se tornan inconvenientes por su complejidad de instalación y su coste para empresas no necesitadas de dicha integración multinacional. Estas empresas, por el contrario, necesitan un software ERP que sea mucho más ágil, de implantación más rápida y de coste más moderado, sin perder por ello ninguna de las funcionalidades operativas e informativas necesarias para su buena marcha.

Para ayudar a efectuar un análisis afectivo de la solución idónea, según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas, atendiendo al grado de definición funcional del mismo:

1) Herramienta. Se entiende por herramienta un sistema que no es el producto terminado pero que permite producirlo mediante su uso, lo que en general implica el desarrollo de programación específica. La herramienta más simple es `lápiz y papel’, ya que en teoría, con ella se puede comenzar desde cero una programación que en su momento será convertida en un producto capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario, es decir, en una aplicación a la medida. Naturalmente eso es impracticable y por tanto al hablar de herramientas, nos referimos a sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados.

2) Aplicación Parametrizable. Se llama así a un desarrollo que incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicación de los procedimientos y datos se quieren usar o no mediante una tabla de parámetros que recorre toda la aplicación. Una vez determinada la parametrización, el sistema queda listo para trabajar de manera ajustada a las necesidades del usuario sin necesidad de programación adicional. Pero desgraciadamente la realidad no es tan lisonjera. Es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar, y aunque fuese posible, la cantidad de programación de base que habría que instalar en cada caso sería demasiado grande e inoperativa. Por eso, las Aplicaciones Parametrizables, llegan hasta un cierto punto que se considera suficiente para evitar la programación adicional, pero en general, sin cubrir todo el espectro de necesidades.

3) Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica, si se tiene en cuenta el nulo coste de adaptación, pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original.

Sistemas {ERP}
Todos los sistemas ERP tienen algo de los tres modelos. Así, algunos sistemas son fundamentalmente Herramientas que requieren programación adicional aunque también tienen partes ya totalmente definidas (Aplicación Fija), y otras parametrizables (Aplicación Parametrizable). Otros sistemas son básicamente Aplicaciones Parametrizables, aunque con algunas partes fijas y la posibilidad de añadir procedimientos (Herramienta), pero en general, no de modificar los existentes. Por último hay sistemas que son Aplicaciones Fijas, si bien, en general se permiten algunas parametrizaciones, y ocasionalmente, por vía externa, cierta posibilidad de añadir programación (Herramienta).

En la Figura Nº1 se muestran los tres modelos de ERP definidos aquí en donde puede verse que cada modelo es más idóneo para ciertas demandas y menos para otras. En concreto se analizan 6 aspectos analíticos. Son los siguientes:

  • Adaptabilidad. Mide la capacidad de adaptación del software a las necesidades del usuario. Es probablemente el aspecto más importante ya que una buena adaptación a las necesidades empresariales es requisito indispensable para su eficacia.
  • Seguridad. Mide el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades. Es tan importante como la Adaptabilidad, pues por muy buena que sea ésta, si no se ha conseguido una seguridad de funcionamiento, todo queda perdido.
  • Economicidad. Se define como el inverso del coste, (E=1/C), llamando coste al conjunto de desembolsos necesarios para que la aplicación quede terminada y operativa. Incluye por tanto, no solo el coste del software básico o estándar, sino también el de consultoría, implantación, puesta en marcha y formación.

4) Rapidez de Implantación. Se define como el inverso del tiempo de implantación, (R=1/T), llamando tiempo de implantación al que media entre la fecha de adquisición del software y la de puesta en marcha ya ajustado al usuario. Este aspecto está directamente relacionada con el de Economicidad, ya que una aplicación que se implanta rápidamente, resulta más económica al disminuir el coste de consultoría e implantación, y además, el software de las aplicaciones con implementación rápida, suele ser también significativamente más barato.

5) Facilidad de Actualización. Mide la facilidad y seguridad con que el usuario podrá disponer de las nuevas y actualizadas versiones del fabricante del software, y está muy ligado con el grado de estandarización de la aplicación. Por ejemplo, si la casa de software suministra un lenguaje de la programación con el que el usuario o su consultor confecciona programación adicional, ésta no podrá ser actualizada por la casa de software, que naturalmente no conoce el contenido de dicha programación. Por el contrario, si la casa de software ha preparado la aplicación con `Componentes Reutilizables’, que son conjuntos de funciones ya preparadas que el usuario elige y combina entre sí para añadir programación, pero sin escribir código mediante lenguajes, las actualizaciones futuras de la casa de software son automáticas, pues al suministrar la actualización de los componentes, actualiza inmediatamente todo lo que se ha confeccionado con ellos. Este aspecto de la Facilidad de Actualización no suele valorarse en su verdadera importancia, que es mucha. En efecto, cuando ya se lleva un tiempo trabajando correctamente con una aplicación, no es aceptable ver que no van a poder incorporarse los nuevos adelantos tecnológicos, porque no pueden ser integrados en la aplicación, al haber perdido estandarización por tener programación adicional a la medida. Este fenómeno ha sido puesto de manifiesto a un alto coste con la llegada del Euro, que al obligar a revisar gran parte de la programación de los ERP, ha descubierto la imposibilidad de actualizar al Euro los programas que contenían programación propia del usuario, como ha sucedido con conocidas casas internacionales de software (del tipo Herramienta) y que están teniendo grandes problemas con su parque de clientes hasta el punto de arriesgar su propia supervivencia.

6) Internacionalización. Mide la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas. Este aspecto no es importante para empresas que no necesitan la consolidación internacional de información y operaciones, pero puede ser muy importante en corporaciones multinacionales que otorgan preeminencia a este aspecto. Se trata pues de una característica de aplicación discrecional, y no general.

Teniendo en cuenta éstas definiciones, se desprende lo siguiente:

  • Los dos aspectos más importantes, ADAPTABILIDAD y SEGURIDAD, se distribuyen de manera diferente entre los tres modelos: Herramienta, Aplicación Parametrizable y Aplicación Fija. En la herramienta, (que llamaremos HE), la ADAPTABILIDAD alcanza su mayor grado, aunque la SEGURIDAD puede ser baja debido a que puede haber mucha programación adicional efectuada por el usuario o sus consultores, que puede contener defectos o no integrarse bien con la parte standard. Esto es lo contrario de lo que ocurre con la Aplicación Fija (que llamaremos AF), que ofrece una alta SEGURIDAD por ser un desarrollo standard, pero una ADAPTABILIDAD casi nula. Por ello, la mejor opción es sin duda la Aplicación Parametrizable (que llamaremos AP) pues a su alta SEGURIDAD, por tratarse de una aplicación ya funcional, añade un alto grado de ADAPTABILIDAD, menor que en el caso de la HE, pero muy superior a la AF.
  • varo
  • El aspecto `Internacionalización’ llega a un alto nivel solo en la HE, ya que requiere un importante trabajo de adaptación para ajustarse a los diversos países que solo resuelve completamente la programación adicional. La AP puede llegar a cubrir parte de las necesidades de Internacionalización, pero siempre será necesario algo de programación adicional. La AF no puede apenas cumplir con esta exigencia.
  • El aspecto `Facilidad de Actualización’ es muy bajo en las HE debido precisamente a la existencia de programación propia local que requiere sus propios procedimientos de actualización al margen, y sin embargo en coordinación con la parte básica o standard del sistema. No obstante, tanto en las AP como en las AF, este aspecto se cumple en un alto grado.
  • Los restantes dos aspectos: `Economicidad’ y `Rapidez de Implantación’ van muy unidos, pues la parte más importante del coste va asociada a los trabajos de consultoría necesarios para la implantación del sistema. Como puede verse, tanto las AP como las AF alcanzan altos grados de aceptabilidad en ambos parámetros, pero son aspectos negativos de las HE que no pueden evitar el coste adicional.

 

 

  CARACTERÍSTICAS GENERALES.-

Un sistema ERP no es solamente una integración de varios procesos organizacionales. Cualquier sistema debe poseer un mínima cantidad de características para ser calificado como una verdadera solución para el tema ERP. Estos aspectos básicos son:

  • FLEXIBILIDAD: Un sistema ERP debe ser flexible para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones. La tecnología cliente servidor permite que ERP corra entre varias bases de datos a través del ODBC (Open Data Base Connectivity).
  • MODULAR Y ABIERTO: ERP debe tener una arquitectura de sistema abierto. Esto significa que cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los demás módulos. Debe soportar plataformas de múltiple hardware al igual que la implantación de “Third Party” .
  • COMPRENSIVO: Debe ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas.
  • MÁS ALLÁ DE LA COMPAÑÍA: No debe estar amarrado sólo a los limites de la compañía, sino que tendrá permitir conectare a otras entidades del negocio de la organización.
  • LOS MEJORES PROCESOS DE NEGOCIOS: Debe contener una colección de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente.
  • SIMULAR LA REALIDAD: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningún motivo debe tener el control más allá del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrás del sistema.

  • iso8
  • COSTOS.-

La implementación de un ERP tiene fama de ser un proceso lento y costoso. Sin embargo, en la actualidad existen opciones para todos los presupuestos. Eso sí, debes tener en cuenta los distintos elementos que influyen en el coste total que supone implantar un ERP y que analizamos a continuación:

  • Cuando una empresa considera implementar una planificación de recursos empresariales (ERP), una de las primeras preguntas que suelen hacer es: “¿Cuánto va a costar?” Esta es una pregunta justa. La implementación de un sistema para toda la empresa integrada de contabilidad y negocios es una inversión importante, y aunque hay muchas variables a tener en cuenta a lo largo del camino, se puede ayudar a tener una idea general de qué esperar.
    Las siguientes directrices se aplican a la mayoría de pequeño y mediano tamaño de las empresas que buscan implementar un sistema ERP.
  • Tipo de empresa y el número de usuarios – No todas las empresas tienen los mismos requisitos de su sistema ERP. Por lo general, una empresa de fabricación de tamaño moderado requerirá una mayor complejidad de una compañía profesional de tamaño similar de servicios. Como la mayoría de los sistemas ERP tienen un precio en función del número de usuarios concurrentes y el nivel de acceso de cada uno de estos usuarios requieren del sistema, las empresas deben esperar pagar alrededor de $ 4.000 por usuario concurrente para una fabricación o una empresa de distribución complejo y alrededor de $ 2.000 por concurrente usuario de un servicio profesional o empresa de distribución de la luz. Licencias adicionales para “light” los usuarios (los usuarios sólo requieren acceso limitado al sistema) tienen un precio de unos pocos cientos de dólares por usuario con nombre.
  • El software de terceros – Los productos de terceros de software son a menudo disponibles para extender el software ERP o mejorarla con aplicaciones a la medida para una industria específica o las necesidades específicas de los procesos de negocio. Los add-ons de terceros típicamente representan el 10% y el 35% del coste del software en general.
  • pote6
  • Los costos de implementación – Hay muchos factores que influyen en el coste real de aplicación: industria de la compañía, el tamaño de la empresa, el volumen de transacciones previstas, el alcance y la complejidad de la implementación y el número de terceras integraciones, para nombrar unos pocos . La mayoría de los costes de implementación se calculan sobre la base de una relación de servicios de software . Cuanto más a la empresa la implementación del sistema ERP puede manejar por su cuenta sin depender de proveedores externos, cuanto más cerca la relación software-a-servicios puede llegar a 1 a 1. Para la mayoría de las compañías de tamaño medio y la complejidad, sin embargo, es más común ver software para servicios proporciones de 1 a 1,5 o 1 a 2,5.
  • Personalizaciones –  Muy pocos Sistemas ERP pueden ser instalados y usados ​​”out-of-the-box.” Por lo tanto, la mayoría de las empresas requieren algún nivel de personalización para integrar el software ERP en su flujo de trabajo. La cantidad de programación, prueba, y la formación está directamente relacionada con el tamaño y el alcance del esfuerzo.
  • El resultado final – Para una típica empresa de tamaño medio, el software y el coste total de los servicios oscilarán entre $ 150.000 y $ 750.000. Los costos de hardware e infraestructura suelen abordarse por separado, y por lo general estas estimaciones suponen una aplicación on-premise en lugar de una solución alojada o suscripción. Es cierto que este análisis arroja una amplia gama de precios, pero debería ayudar a las empresas que están comenzando el proceso de evaluación para comprender los factores que influyen en el costo de su proyecto de implementación de ERP. Además, se debe impulsar a las empresas a evaluar cuidadosamente las estimaciones que se encuentran muy por debajo o por encima de los rangos aquí descritos para asegurar que no hay costos ocultos y que la empresa está recibiendo el mejor valor de negocio, mientras que tratan de minimizar costos y riesgos.
  • EN GM3s Software.- Ofrecemos sistemas informáticos en la gestión empresarial, producimos un software para PYMES que trabaja desde la nube, lo cual facilita su uso. Con más de 25 años de experiencia como proveedores de ERP, hemos logrado crear un sistema eficiente para el control de inventarios, operaciones de compra-venta, puntos de venta, servicios y producción, ¡TOTALMENTE GRATIS!
  • ¡Conócenos!

  • PLANILLA

 

ver más:

https://devsysmx.wordpress.com/2012/12/07/cual-es-el-costo-real-de-implementar-un-erp/

 http://html.rincondelvago.com/sistemas-erp.html

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>