Si tu micro, pequeña o mediana empresa (MIPYME) está enfrentando problemas financieros, posiblemente se deba a la carencia de una política de gastos automatizada, es decir, a que la gestión de estos desembolsos la realizan los empleados manualmente, con los inconvenientes que supone llevar a cabo el proceso de esa manera.
A partir de la guía Cómo crear una política de gastos eficiente, publicada por Emburse Capio, una compañía de soluciones para el proceso de gastos corporativos, te planteamos cuáles son los beneficios y ventajas de aplicar una política de gastos automatizada, cuáles son los puntos que debes considerar para definir esa política, qué debes evitar al crearla y cuáles son los 5 pasos que debes seguir para establecerla.
Beneficios y ventajas de una política de gastos automatizada
Beneficios financieros:
- Mayor eficiencia en la gestión gastos.
- Optimización de los pagos.
- Obtención de datos reales de manera inteligente, a fin de realizar acciones correctivas.
- Prevención y detección oportuna de fraudes.
- Recuperación del impuesto al valor agregado (IVA).
Ventajas para la productividad:
- Aceleramiento de los procesos.
- Ahorro en los tiempos de gestión.
- Localización inmediata de comprobantes, facturas y datos.
- Agilidad en la toma de decisiones.
Beneficios para los empleados:
- Conocimiento de cuáles son los requisitos, para que puedan cumplir con ellos fácilmente y obtener más rápido su reembolso.
- Simplificación en el uso de herramientas digitales y móviles para poder enfocarse más en tareas productivas.
- Menor estrés.
- Envío ágil y oportuno de notas de gastos.
Ventajas legales:
- Homologación de acuerdo con la legislación de cada país.
- Ahorro del archivo de custodia de comprobantes y facturas.
Puntos para tener en cuenta a fin de definir una política de gastos:
- Ser claro y coherente, para evitar ambigüedades y, con ello, impedir la frustración de
- empleados y administradores, además de ahorrar en tiempo de búsqueda de la información.
- Informar previamente, asegurándose de que todo el personal conozca y asuma la política antes de presentar sus informes de gastos.
- Inculcar que la política vale tanto para el personal como para los directivos, de manera justa y consistente.
- Exigir un informe de gastos por viaje o por mes, o bien utilizar tarjetas bancarias corporativas para los empleados que viajan frecuentemente.
- Facilitar las cosas, pues cuanto más automatizado sea el proceso y menor sea el trabajo del personal, más podrá éste enfocarse en tareas productivas.
Qué debes evitar al crear tu política de gastos:
- Ser demasiado restrictivo. Aunque las políticas de gastos se implementan para el control de los mismos, se debe ser flexible en las asignaciones y considerar las situaciones de excepción.
- Implementar una política copy paste, es decir, evita establecer una política de gastos de “plantilla” o de otra organización. Cada empresa requiere de una política específica.
Los 5 pasos para crear tu política de gastos
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Escucha a tus empleados
Debido a que la implementación de una directriz interna como es la política de gastos afecta, en mayor o menor medida, a todo el personal, es preciso hablar con el mismo, a fin de escuchar (puede ser mediante una encuesta) y tomar en cuenta sus puntos de vista y obtener su retroalimentación acerca del proceso.
2. Analiza los datos
Este paso debe efectuarse a partir de la respuesta a las siguientes preguntas:
¿Cuál es el objetivo con la nueva política de gastos?
¿Cuál es el alcance?
¿Cuánto se invierte en gastos de viajes?
¿Existen distintos roles dentro de la organización con gastos diferentes?
¿Quién gestiona los gastos? ¿Se cuenta con un gerente de viajes (travel manager)?
¿Cómo se pasan los gastos al día de hoy?
¿Cuál es la opinión de nuestros empleados en cuestiones de movilidad? ¿Sabemos qué les frustra?
¿Quién es el encargado de revisar los gastos?
¿Cuánto tiempo emplea?
¿Dispones la empresa de vehículos?
¿Se usan tarjetas corporativas?
¿Se cuenta con agencia de viajes?
¿Se trabaja con algún proveedor de este servicio?
¿Se invita a los viajes a clientes u otras personas?
¿Qué tipo de gastos no están autorizados?
¿Se gestionamos distintas políticas con base en países o convenios?
¿Qué sistemas contables se utilizan en el proceso de gestión de
gastos?
¿Pueden los viajeros solicitar anticipos para sus gastos de viaje?
3. Define punto por punto
Transportación: costes de boletos de avión, taxis y transporte público, o bien costes de combustible, peaje, mantenimiento, desgaste y seguro de vehículos.
Viáticos: gastos en alimentación y otros.
Estancia: gastos en alojamiento.
Métodos de pago
Efectivo
Tarjeta corporativa
Tarjeta para combustible
Tarjeta personal
Anticipo
Límites de gastos
Gastos editados (modificados o alterados) por el empleado.
Gastos retrasados.
Comprobantes obligatorios.
Importe máximo y fechas específicas para el gasto.
Gastos de fin de semana y días festivos.
Distancias máximas para el gasto.
Restricción del método de pago por tipo de gasto.
Límite de comprobantes diarios por categoría.
Política de gastos en viajes internacionales
Límites en gastos en alimentación, hospedaje y otros.
Cabio de divisas: establecer en qué moneda se pagará el gasto y calcular automáticamente el tipo cambio, de acuerdo con la normativa y requisitos de cada país.
Contratación de seguros del viajero y médico para quien lo requiera.
Flujo de aprobación de gastos
Un comprobante de gastos debe pasar por un flujo o proceso de aprobación (workflows) que consta de distintas etapas hasta su aprobación final.
Cada etapa del flujo debe tener un supervisor con determinados permisos para dar luz verde, a fin de que el comprobante de gastos pase a la siguiente etapa.
El supervisor de cada etapa puede aprobar, denegar o aprobar parcialmente el comprobante de acuerdo con la política de gastos de la empresa.
En cada etapa, el supervisor de la misma puede incluir alertas concretas para avisar de posibles irregularidades.
Los flujos pueden ser para la aprobación de informes, anticipos o viajes.
4. Integra y automatiza
Integra las herramientas para implementar tu política de gastos, automatizándola al máximo, a fin de liberar tiempo de todos tus empleados.
Para la integración y automatización puedes utilizar como herramientas:
Un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP), como GM3s ERP Software.
Herramientas de gestión interna.
El procedimiento de autentificación de usuario único, Single Sign On (SSO).
Conciliación de tarjetas bancarias.
Automatización de flujos de aprobación y alertas para el cumplimiento de la política de gastos en tiempo real.
5. Comunica y concientiza
Comunica con anticipación y de manera clara la nueva política de gastos de tu empresa.
Coloca la política en un lugar visible y accesible.
Periódicamente publica recordatorios de la política.
Pregunta a tus empleados su opinión acerca de la nueva política.
Concientizar y alinea al personal de todos los niveles para que comprometan con el cumplimiento de la política.
Para el problema de implementar una política de gastos en tu MIPYME, el sistema de planeación de recursos empresariales GM3s ERP Software te ofrece como solución el Módulo Gastos, cuyas características puedes consultar aquí.
Si quieres saber acerca de otras soluciones que te ofrece el sistema GM3s ERP Software, contáctanos a través de las distintas vías de nuestra plataforma, incluyendo WhatsApp, y síguenos en nuestras redes sociales.
Gráficos: Miguel Ángel Zarazúa
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